Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 2 august 2026

Documentul de față explică ce date cu caracter personal colectăm prin intermediul acestui site, în ce scop le folosim, cui le transmitem și ce drepturi ai în legătură cu ele. Informarea este făcută în temeiul articolelor 13 și 14 din Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor („GDPR”).

1. Cine este operatorul datelor

COVELIS SMART SECURITY S.R.L., societate română cu răspundere limitată, CUI RO55311853, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026046783002, cu sediul social în Str. Aleea Morilor nr. 3, parter, cam. 2, 900377 Constanța, județul Constanța.

Ne poți contacta pentru orice aspect legat de protecția datelor la office@covelis.ro sau la +40 728 868 948.

Nu avem obligația legală de a desemna un responsabil cu protecția datelor (DPO). Solicitările se adresează direct la datele de contact de mai sus.

2. Ce date colectăm

Datele pe care ni le transmiți tu. Formularul din pagina de contact îți cere numele, prenumele, adresa de e-mail și un mesaj cu detalii despre proiect; numărul de telefon este opțional. După trimitere, primești automat la adresa indicată o confirmare și o copie a mesajului transmis. Ai libertatea de a ne contacta direct telefonic sau prin WhatsApp, fără să folosești formularul.

Date rezultate din corespondență. Dacă ne scrii pe e-mail sau pe WhatsApp, păstrăm conținutul conversației, numărul de telefon și, după caz, numele afișat de aplicație.

Date din portalul COVELIS. Pentru clienți, delegați tehnici, tehnicieni și administratori putem prelucra datele contului (nume, e-mail, rol și ultima autentificare), datele despre lucrări și locații, echipamentele instalate, seriile și garanțiile, cererile și rapoartele de intervenție, programările, confirmările sau solicitările de reprogramare, precum și documentele puse la dispoziție prin portal. Parolele nu sunt stocate în clar, ci numai sub formă criptografică ireversibilă.

Date contractuale și de identificare. Atunci când sunt necesare pentru pregătirea și executarea documentelor contractuale, putem solicita câmpuri distincte pentru persoana fizică sau juridică, inclusiv adresă, CNP și datele actului de identitate, CUI/CIF, număr de înregistrare, reprezentant legal și date de facturare. CNP-ul și datele actului de identitate sunt păstrate criptat în baza de date și nu sunt incluse în notificările automate prin e-mail.

Delegatul tehnic al clientului persoană juridică. Reprezentantul clientului poate desemna un singur delegat tehnic activ și îi poate acorda drepturi limitate asupra programărilor, intervențiilor, echipamentelor sau anumitor categorii de documente. Clientul are obligația de a desemna numai persoane autorizate și de a revoca accesul atunci când autorizarea încetează. Istoricul delegaților și al drepturilor acordate poate fi păstrat pentru securitate, trasabilitate și apărarea drepturilor.

Date tehnice. Site-ul nu instalează cookie-uri proprii și nu folosește instrumente de analiză a traficului. Furnizorul de găzduire înregistrează automat, în jurnalele serverului, adresa IP și date tehnice despre browser — informații necesare funcționării și securității site-ului.

Nu colectăm categorii speciale de date (date privind sănătatea, convingerile, apartenența sindicală etc.) și nu folosim profilare sau decizii automate care să producă efecte juridice asupra ta.

3. În ce scop și pe ce temei

Ca să răspundem solicitării tale și să pregătim o ofertă. Temeiul este art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR — demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea unui contract. Fără nume, adresă de e-mail și detalii suficiente despre solicitare nu putem procesa formularul și nu îți putem răspunde.

Ca să executăm contractul, dacă devii client. Tot art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR: proiectare, instalare, punere în funcțiune, garanție, mentenanță, operarea portalului client și comunicarea aferentă.

Ca să ne îndeplinim obligațiile legale. Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR — obligații contabile și fiscale, precum și cele care decurg din Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor și din normele emise în aplicarea ei.

Ca să ne apărăm interesele legitime. Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR — securitatea site-ului și, dacă este cazul, constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Nu trimitem comunicări comerciale nesolicitate. Dacă vom introduce un newsletter, acesta va funcționa exclusiv pe bază de consimțământ separat, care poate fi retras oricând.

4. Cui transmitem datele

Nu vindem și nu închiriem datele nimănui. Le transmitem doar către:

• WhatsApp / Meta Platforms Ireland Limited — atunci când alegi să ne scrii prin butonul de WhatsApp, conversația se derulează în infrastructura acestui furnizor, potrivit politicilor lui de confidențialitate. Dacă preferi să eviți acest lucru, ne poți contacta telefonic sau pe e-mail.
• Furnizorul de găzduire a site-ului, în calitate de persoană împuternicită, strict pentru funcționarea tehnică a site-ului.
• Furnizorii noștri de servicii contabile și juridice, în limita strictă a scopului pentru care intervin.
• Autorități publice, atunci când există o obligație legală de a comunica datele.

Furnizorii menționați pot prelucra date pe servere situate în afara Spațiului Economic European. În aceste cazuri, transferul are loc pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau a unei decizii de adecvare.

5. Cât timp păstrăm datele

• Solicitări care nu se transformă în contract: maximum 12 luni de la ultima comunicare, după care sunt șterse.
• Date contractuale, date din portal și documente justificative: pe durata relației contractuale și ulterior, atât cât este necesar pentru garanție, mentenanță, apărarea drepturilor și respectarea termenelor legale aplicabile. Conturile pot fi dezactivate atunci când accesul nu mai este necesar.
• Documentația tehnică a sistemelor instalate: pe durata prevăzută de reglementările aplicabile activității de securitate privată.
• Jurnalele serverului: perioade scurte, stabilite de furnizorul de găzduire, de regulă sub 12 luni.

6. Sisteme de supraveghere instalate la clienți

Când instalăm un sistem de supraveghere video, controlul acestuia rămâne la beneficiar: clientul este operatorul datelor înregistrate de camere și îi revin obligațiile legale corespunzătoare — semnalizare, informarea persoanelor filmate, stabilirea duratei de stocare, gestionarea cererilor de acces.

COVELIS acționează ca persoană împuternicită doar acolo unde clientul ne solicită acces la distanță pentru diagnoză, configurare sau mentenanță. În aceste situații încheiem un acord separat de prelucrare, accesul este limitat la operațiunile tehnice necesare și încetează odată cu încheierea contractului.

7. Drepturile tale

În raport cu datele tale ai dreptul: de acces; de rectificare a datelor inexacte; de ștergere; de restricționare a prelucrării; de portabilitate; de a te opune prelucrărilor întemeiate pe interesul nostru legitim; precum și dreptul de a-ți retrage oricând consimțământul, acolo unde prelucrarea se bazează pe el, fără ca aceasta să afecteze legalitatea prelucrării anterioare.

Îți poți exercita aceste drepturi printr-o cerere la office@covelis.ro. Răspundem în cel mult o lună de la primire; termenul poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe, caz în care te informăm despre motiv.

Dacă nu ești mulțumit de răspunsul nostru, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, 010336 București, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro — sau justiției.

8. Cookie-uri

Site-ul nu folosește cookie-uri de analiză, publicitate sau urmărire și nu utilizează Google Analytics ori pixeli de rețele sociale.

Pentru formularul de contact și pentru autentificarea în portal este folosit un cookie tehnic de sesiune, denumit covelis_sid. Acesta este necesar pentru securitate, limitarea trimiterilor automate, autentificare și protecția formularelor. Cookie-ul este de sesiune, are atribute de securitate și se șterge în mod obișnuit la închiderea browserului. Fiind strict necesar funcționării serviciului solicitat, nu este folosit în scop de marketing.

Dacă vom adăuga în viitor instrumente opționale de analiză sau marketing, vom actualiza documentul și vom implementa mecanismul de consimțământ necesar înainte de activarea lor.

9. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului: acces restrâns la informații pe criteriul strictei necesități, dispozitive protejate prin parolă, conexiuni criptate, copii de siguranță și păstrarea separată a documentelor contractuale. Niciun sistem nu oferă însă o garanție absolută, iar în cazul unei încălcări de securitate care poate genera un risc ridicat pentru drepturile tale, te vom informa fără întârzieri nejustificate.

10. Modificări

Putem actualiza această politică ori de câte ori se schimbă modul în care prelucrăm datele sau cadrul legal aplicabil. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată pe această pagină, iar data ultimei actualizări este afișată la începutul documentului.

11. Soluționarea reclamațiilor

Pentru orice nemulțumire legată de serviciile noastre, te rugăm să ne scrii mai întâi nouă — cele mai multe situații se rezolvă direct și rapid. Dacă nu ajungem la o soluție, te poți adresa Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor, prin platforma de soluționare alternativă a litigiilor disponibilă la reclamatiisal.anpc.ro.